aiettevõttele.ee
Tasuta audit → ETENRU

Kuidas automatiseerida ostuarvete sisestamist raamatupidamisse

hind alates 1 500 €tähtaeg 3–6 nädalatteenus Arved ja rahavoog, AI-agendid

Lühidalt

Ostuarvete sisestamise saab automatiseerida nii, et AI loeb arve ette, tuvastab tarnija, summad, käibemaksu ja konto ning loob raamatupidamistarkvaras mustandi. Raamatupidaja kontrollib ja kinnitab. Tüüpiliselt väheneb käsitsi sisestamine 70–80%, kuid kinnitamine jääb inimesele.

Kellele see sobib

Raamatupidamisbürood ja ettevõtted, kus tuleb kuus kümneid kuni sadu ostuarveid PDF-i või e-kirjadena.

Kuidas see töötab

  1. Arved jõuavad ühte kohtaArvete e-posti aadress, kaust või e-arve operaator koondab dokumendid kokku.
  2. AI loeb dokumendiTuvastatakse tarnija, arve number, kuupäevad, read, summad ja käibemaks. E-arvete puhul loetakse andmed otse XML-ist.
  3. Reeglid ja kontrollidSummade kontroll (read = kokku), tarnija leidmine olemasolevate hulgast, konto ja kuluklassi soovitus varasema ajaloo põhjal.
  4. Mustand tarkvarasseArve luuakse Meritis, SmartAccountsis või Directos mustandina koos allikdokumendi lisaga.
  5. Inimene kinnitabMadala kindlusega read on esile tõstetud. Raamatupidaja kontrollib ja kinnitab ühe klikiga.

Sisend ja väljund

Mida vajame

  • PDF- ja pildiarved
  • E-arved (XML)
  • E-kirjad lisadega

Mida saad

  • Raamatupidamise mustand
  • Allikdokument lisatud
  • Veaaruanne ebaselgetest arvetest

Mida oodata

Täpsus sõltub dokumentide kvaliteedist. Selged, korduvad tarnijad loetakse tavaliselt väga hästi, käsitsi kirjutatud või halvasti skaneeritud arved vajavad rohkem kontrolli. Seepärast ei sisestata madala kindlusega arveid vaikselt, vaid suunatakse inimesele.

Millal see ei sobi

  • Kui arveid on kuus alla 20, ei tasu automatiseerimine tavaliselt ära
  • Kui kontoplaan ja reeglid muutuvad iga arve puhul
  • Kui kõik arved tulevad juba e-arvetena, piisab sageli tavalisest e-arve impordist

Tasuvus

Illustratiivne arvutus, mitte kliendilugu400 arvet kuus × 3 minutit = 20 tundi. Kui 80% sisestusest kaob, säästad umbes 16 tundi kuus. Tunnihinnaga 25 € on see umbes 400 € kuus ehk 4 800 € aastas. Pane oma numbrid tasuta säästukalkulaatorisse.
Arvuta oma numbritega →

Küsimused

Kas AI võib arvet valesti lugeda?

Jah, aeg-ajalt võib. Seepärast läheb iga arve mustandina ja kinnitab inimene. Süsteem märgib madala kindlusega väljad ning õpib tarnijate püsireeglitest.

Kas see töötab Merit Aktiva, SmartAccounts ja Directoga?

Jah, kõigil kolmel on API, mille kaudu saab dokumente luua. Täpsed võimalused sõltuvad paketist ja õigustest.

Mis juhtub, kui tarnija on uus?

Uus tarnija märgitakse eraldi ja raamatupidaja loob selle üks kord. Edaspidi tuntakse tarnija automaatselt ära.

Kas arvete andmed on turvas?

Kasutame ettevõtetele mõeldud AI-teenuseid, kus andmeid ei kasutata mudelite treenimiseks, ja vajadusel majutame lahenduse Euroopas või sinu serveris.

→ Teenus
TeenusArved ja rahavoog: ostuarved ja meeldetuletused automaatseltAI loeb ostuarved ja loob mustandi, maksemeeldetuletused lähevad võlgnikele ise. Vähem käsitööd ja parem rahavoog.TeenusAI-agendid ja protsesside automatiseerimineArved, päringud, CRM, e-kirjade sorteerimine, andmete tõstmine süsteemide vahel.
→ Valdkonnad, kus see kasulik on
ValdkondAI raamatupidamisbüroole: arved ja dokumendid automaatseltOstuarvete automaatne sisestus Meritisse, SmartAccountsi ja Directosse, dokumentide sorteerimine ja kliendi päringud AI-ga.ValdkondAI ehitusettevõttele: pakkumised, dokumendid ja aruandlusEhituspakkumised, tarnijate arved, tööde aruandlus ja dokumendihaldus AI-ga. Konkreetsed automatiseerimiskohad ehitusettevõttele.ValdkondAI autoteenindusele ja autokaupmeheleBroneeringud, hinnapakkumised, varuosade päringud ja kliendiinfo autoteeninduses ja autokaubanduses AI abil.
→ Tööriistad, millega ühendame
IntegratsioonMerit Aktiva automatiseerimineOstuarvete automaatne sisestus, müügiarvete loomine e-poest ja aruanded Merit Aktiva API kaudu.IntegratsioonSmartAccounts automatiseerimineSmartAccountsi automatiseerimine: arvete import, klientide ja toodete sünkroon, aruanded.IntegratsioonDirecto automatiseerimineDirecto ERP andmete kasutamine kataloogides, hinnakirjades ja pakkumistes ning dokumentide automaatne import.IntegratsioonE-arved automatiseerimineE-arvete töötlemine automaatselt: XML-arvete import raamatupidamisse, kontrollid ja kinnituste töövoog.
→ Mõisted ja artiklid
MõisteMis on OCR (tekstituvastus)?OCR (Optical Character Recognition) on tehnoloogia, mis muudab pildi või skaneeritud dokumendi masinloetavaks tekstiks. Kaasaeg…MõisteMis on Human-in-the-loop (inimene tsüklis)?Human-in-the-loop on lähenemine, kus AI teeb mustandi ja inimene kontrollib või kinnitab tulemuse enne, kui see kehtib. See on…MõisteMis on AI-agent?AI-agent on tehisintellektil põhinev programm, mis ei ainult vasta küsimustele, vaid kasutab tööriistu (API-sid, andmebaase, e-…Artikkel10 protsessi, mida iga Eesti firma saab täna automatiseeridaArved, kataloogid, pakkumised, e-kirjad, aruanded ja veel viis protsessi, mis võtavad väikeettevõttes kõige rohkem aega, ning k…ArtikkelAI automatiseerimise tasuvus: kuidas ROI-d arvutadaSamm-sammuline meetod AI-automatiseerimise tasuvuse arvutamiseks: algtaseme mõõtmine, kulud, sääst, tasuvusaeg ja tüüpilised ve…
→ Tasuta AI-audit

Räägi, mis võtab
liiga kaua.

Saad e-postiga nimekirja 3–5 kohast, mida saab automatiseerida, koos säästetud tundide ja hinnaga. Ilma kõnede ja kohustuseta.

Vastameühe tööpäeva jooksul
AsukohtTallinn, Eesti